Se você deseja sair de um resultado “X” para um resultado “2X” mas passa o tempo todo tentando organizar as ações de melhoria do seu negócio sem sucesso, então seu objetivo vai ficar muito mais próximo ao aprender a COMO FAZER UM BOM PLANO DE AÇÃO.
Mas o que é um Plano de Ação?
O plano de ação é a ponte entre as ideias que você tem enquanto analisa o que pretende implementar e as práticas que irão, efetivamente, garantir o sucesso dessas ações. Seja para resolver algum problema ou para aproveitar uma oportunidade de crescimento, somente um plano de ação garante a aquisição de conhecimento para a melhoria dos resultados.
De forma simples e resumida, é uma ferramenta geralmente fruto de um planejamento de trabalho, que ajuda a definir e acompanhar as atividades necessárias para que a equipe envolvida consiga atingir o resultado desejado.
“O plano de ação precisa servir de base para a administração do tempo , que é o recurso mais escasso e mais valioso de um executivo. Numa organização seja ela órgão de poder público, empresa ou entidade sem fins lucrativos, a perda de tempo é inerente. Um plano de ação será inútil se não puder determinar de que forma o executivo usa o seu tempo”.
Quem sabe fazer um bom Plano de Ação em conjunto com sua equipe, pode chegar a patamares nunca antes alcançados!
Por que fazer um Plano de Ação?
Gestores ansiosos, espalhados pelas diversas empresas, várias vezes atropelam a etapa de análise da situação e acabam por propor as ações erradas. Eles identificam uma provável solução para o problema que querem resolver e saem executando ações que geralmente atacam as consequências e não as causas do fenômeno. Também não costumam pensar em calcular o impacto de uma ação não planejada. O resultado, muitas vezes, são novos problemas criados, perda de tempo e dinheiro para a organização, sem resolver os verdadeiros problemas que motivaram a necessidade de um plano de ação que foi ignorado.
No mundo em que vivemos, em que o volume de tarefas e informação é cada vez maior, fica muito difícil ter foco nas atividades importantes sem uma ferramenta como um plano de ação bem construído. As demandas se acumulam de uma maneira que deixam as pessoas perdidas, sem saber para onde olhar e nem o que fazer.
É justamente nesse momento que o plano de ação consolidado e bem construído se mostra importante. Ele ajuda a nortear a cabeça do gestor, diminuindo as chances de perda de foco. Com as ações bem traçadas e informações claras sobre cada tarefa, fica mais fácil seguir a linha de atuação, respeitando o que está previsto no planejamento.
Um formato bem conhecido dessa ferramenta é o PLANO DE AÇÃO 5W2H. Essa técnica conta com sete aspectos:
- O QUE (What)
- QUEM (Who)
- QUANDO (When)
- PORQUE (Why)
- ONDE (Where)
- QUANTO (How Much)
- COMO (How)
É muito comum ver as pessoas montando planos de ação com apenas os três primeiros itens (o que, quem e quando). Porém, é muito importante considerar também os outros aspectos para ter visão completa do que será realizado e darão um apoio substancial no planejamento das ações. É o conjunto dos sete itens que vai garantir uma visão completa e as ações consistentes em busca dos resultados esperados.
Vamos para a prática!
1. O QUÊ
Imagine uma loja de varejo que deseja aumentar seu faturamento. O dono desta loja chegou à conclusão que as vendas poderiam ser maiores e, para alcançar esse objetivo, definiu uma meta desafiadora. Durante as análises, a empresa entendeu que as vendas não cresciam por falhas nas ações do departamento de marketing. Em cima dessa descoberta, o líder resolveu propor a criação de uma nova campanha de publicidade para alavancar as vendas.
A figura abaixo traz a divisão dos itens que devem estar presentes no plano de ação para esse cenário, já com o objetivo do plano preenchido. Desenvolver uma nova campanha de publicidade diz respeito ao item “o que” do planejamento, que já começa a ganhar forma.
2. QUEM
Em seguida, precisamos definir QUEM será o responsável por executar essa ação. Roberto, que é supervisor do setor de marketing da empresa, foi o escolhido. Nessa parte do plano de ação é muito comum as pessoas terem várias dúvidas. Elas querem saber se é possível colocar um setor inteiro como responsável por aquela tarefa ou mais de uma pessoa dividindo as funções.
É claro que o Roberto certamente não vai executar a campanha sozinho. Mas nesse campo é muito importante que uma única pessoa seja a responsável, pois é ela que será apontada como encarregada e que vai acompanhar diretamente a execução. Se colocarmos o nome do setor, quem seria cobrado por essa ação? Com mais pessoas envolvidas não teríamos um único responsável final.
Afinal de contas você já deve ter ouvido falar a seguinte afirmação: “cachorro que tem dois donos morre de fome”.
3. PRAZO OU QUANDO
Depois, passamos para a definição do prazo para o alcance da meta. Aqui precisamos levar em consideração a complexidade da ação e a disponibilidade da equipe, mas principalmente a meta relacionada a essa ação.
Os três campos iniciais (o que, quem e quando) são suficientes para a empresa ordenar a ação.
Mas aqui já é possível perceber que o ideal é considerar os demais aspectos. Não adianta simplesmente mandar que seja feito. É importante entender o propósito do que foi definido para entender.
Afinal, aqui vai um ponto muito importante para que o seu plano de ação seja completo: lembre-se de que, como tudo necessita de recurso (nem sempre financeiro, às vezes, apenas tempo) é importante priorizarmos ações que tragam maior retorno e exijam menor recurso e, na sequência, endereçar as demais ações de acordo com a estratégia do negócio, de forma a garantir que as ações sejam suficientes para alcançar a meta definida.
4. PORQUE OU MOTIVO
Use esse campo para entender o motivo da ação. Exemplo: a campanha será desenvolvida para alcançar novos clientes e aumentar o faturamento. Esse é o caminho para bater as metas propostas. O motivo (alcançar novos clientes) é um direcionador da ação. Ele não trata dos atuais clientes, mas sim de novos consumidores para seus produtos.
5. ONDE
O campo onde sinaliza os setores ou as áreas relacionadas com a ação. Nesse caso, o setor de marketing fará a campanha da própria empresa.
6. ORÇAMENTO OU CUSTO
Como recursos não são infinitos, as propostas precisam estar ajustadas aos recursos disponíveis. Temos que considerar o volume de gastos possíveis de acordo com a relevância da ação no alcance do resultado. A equipe precisa entender o orçamento para saber como trabalhar.
7. COMO
Por último entra o detalhamento de como iremos concretizar essa ação. Hora de detalhar as atividades necessárias. Se a grana for maior, campanha na tv em rede nacional. Se for pequeno orçamento, divulgação em mídia física. Poderíamos criar campanha em redes sociais. Precisamos detalhar como a ação será feito.
Nesse caso, eu costumo trabalhar nos projetos de consultoria dividindo esses desdobramentos em subações. A explicação é que cada um desses detalhamentos pode virar novas ações que terão responsáveis, prazos e orçamentos diferentes. Com tudo isso no papel e devidamente registrado, fica mais fácil acompanhar a execução. Está concluído o plano de ação 5W2H, com sete aspectos que tornam o processo mais consistente.
Pronto! Plano Elaborado com a Equipe! 👏👏
Agora é hora da DISCIPLINA
O que tem de bons planos de ação cujo papel se resume em adornar as gavetas dos gestores, ou a encher de arquivos a nuvem da empresa, não está no gibi!
Dessa forma, todo o esforço gasto para se ter a meta certa e um bom planejamento não servirá para nada se as ações não forem executadas! A atitude mestra para garantir a execução dos planos de ação é DISCIPLINA. Para garanti-la, é importante estruturar uma sistemática de avaliação semanal ou quinzenal da implantação das ações.
Esse ritual de acompanhamento não precisa ser complexo e não deve atrapalhar as rotinas já existentes, mas deve promover uma constante reflexão se o que foi planejado está em execução e também se os resultados esperados estão efetivamente ocorrendo, pois, no caso do insucesso, novas ações devem ser propostas.
Tudo que foi falado nesse artigo é simples e têm um grande poder de gerar resultados extraordinários. Contudo, para isso acontecer, é necessário praticar em todos os níveis da organização e durante todos os dias.
Só a prática levará a empresa a ser capaz de solucionar problemas mais complexos e se tornar resiliente a todos os desafios ainda maiores que estão por vir!
UM ÚLTIMO RECADO, IMPORTANTE:
Plano de ação é uma pequena parte do método PDCA
É muito importante lembrar que o plano de ação é uma pequena parte de um método chamado PDCA, que consiste em quatro etapas: PLANEJAR, DESENVOLVER, CHECAR, AGIR.
A etapa de planejamento termina com um plano de ação. O plano de ação é uma ferramenta usada para estruturar as ações que você se programou para fazer na primeira etapa do PDCA. Se você quiser saber mais sobre esse método, clique aqui e descubra o que é o PDCA
AGORA EU QUERO QUE VOCÊ APLIQUE ISSO NO SEU DIA A DIA, POR ISSO VOU DISPONIBILIZAR AQUI UM MODELO DA FERRAMENTA QUE UTILIZO COM MUITA FREQUÊNCIA. SEM CUSTO NENHUM!
Basta clicar para fazer o download e começar agora mesmo a preencher o plano da sua empresa ou do setor onde trabalha.
Não deixe de testar a ferramenta para construir o plano que vai nortear as ações que você pretende implementar no trabalho.
Sucesso por aí! 😀
