A equipe por aí está morrendo de trabalhar, mas o resultado não aparece? Então confira 3 análises para alinhar o esforço do pessoal e aumentar a produtividade, na verdade, uma sequência de avaliações que orientam a compreensão sobre como o trabalho é realizado e evita o desperdício de esforços.
Vamos lá!
Comece pelos Fins
Suponha que você é o gerente, ou a gerente, do setor comercial de uma empresa de móveis planejados, por exemplo. Está precisando colocar as coisas em ordem e, realmente, entender o que é possível melhorar. Por onde começar?
Por incrível que pareça, minha sugestão é começar pelos fins! É avaliando as ENTREGAS, ou os produtos do setor, que é o ponto chave para aumentar a produtividade.
Veja, só vale a pena se dedicar à uma atividade se o resultado desse serviço for necessário e desejado. Então, faça uma lista das entregas do setor. E quer uma dica? Pense quais itens ou informações são geradas para outros setores ou clientes externos.
No nosso exemplo, o resultado de todo o trabalho do setor comercial são “Vendas realizadas” e “Vendas não realizadas”, começa por aí. Mas, o que tem dentro de “vendas realizadas”?
Ora, digamos que ao final de uma venda, as especificações para construção desses móveis planejados irão para o setor de Produção; As informações de preço e condições de pagamento são enviadas para o setor Financeiro;
Podemos dizer que o RH recebe os dados de vendas para compor as avaliações de desempenho da equipe e, talvez, uma cópia do contrato e notas fiscais são levadas ao setor Jurídico, e etc.
No caso das “vendas não realizadas”, é importante registrar as causas do não fechamento dessas vendas e enviar esses dados para o Marketing e para o setor de Treinamentos. Novas abordagens precisam ser desenvolvidas para evitar novas perdas, não é verdade?
Olha como uma simples lista de ENTREGAS já vai lhe abrindo a cabeça e ajudando a perceber o impacto do esforço no setor em toda a empresa. Agora, olhe esses itens e avalie o conteúdo, os prazos e a qualidade. Há oportunidades de melhorias?
Atenção aos Processos
Depois de analisar as Entregas, olhe para dentro do ambiente de trabalho e procure identificar os PROCESSOS que geram esses produtos. Quais são as etapas que agregam valor ao resultado final?
Por exemplo, nessa empresa de móveis planejados, há uma série de processos no Comercial: A venda começa na Prospecção de novos clientes; depois há uma Apresentação formal sobre a organização e seus produtos;
Tendo o interesse do cliente, é elaborado um Orçamento Técnico, com a descrição dos móveis (tamanhos, tipos, etc) e também com os valores da oferta; por fim, há o processo de Negociação com a confirmação, ou não, da venda.
Veja como cada etapa vai adicionando informações e trabalho à outra. Agregando valor até chegar ao produto final.
Assim como nas análises de Entregas fica evidente o impacto entre os setores, aqui fica transparente o quanto um processo depende que seja feito um bom trabalho no processo anterior. E mapear essas relações ajuda a compreender os problemas de retrabalho, falhas de comunicação, falta de produtividade, que infelizmente, são tão comuns nas empresas.
Procure listar os processos que ocorrem no seu setor pensando em quais etapas levam à cada Entrega. Ok?
Quem Faz Acontecer!
Se já avaliamos as Entregas e os Processos, qual é terceira análise fundamental para alinhar esforços e aumentar a produtividade? São as PESSOAS, claro! Não adianta, não há resultado sem a participação ativa das pessoas!
Nessa análise, avalie quem da sua equipe está envolvido em cada processo, ou em mais de um processo.
No nosso exemplo, teríamos os vendedores atuando na Prospecção e Apresentação; os analistas técnicos elaborando as especificações e os analistas comerciais apurando os valores da oferta; talvez uma equipe de vendedores seniors pode ser direcionada para cuidar da negociação e formalização das vendas.
Durante essa análise, fique atento às Competências, Habilidades e Atitudes de cada um na equipe. Será que aquele colaborador tem o perfil certo para executar suas atividades com excelência?
Será que a equipe de analistas está plenamente capacitada para desenvolver a criação dos móveis e definir os valores da venda?
Todos na Mesma Direção
ENTREGAS, PROCESSOS e PESSOAS – Percebe como tudo vai fluindo em uma mesma direção? Não há porque estarem perdidos com cada um remando para um lado diferente.
Agora, quer ver o seu setor trabalhando afinado? Liste as entregas que vocês desenvolvem, identifique os processos e mapeie as pessoas envolvidas em cada um deles. Veja quais desses pontos precisam de um cuidado especial e atue para desenvolvê-los.
Espero que tenha gostado, nosso papel aqui é levar VOCÊ à excelência em gestão.
Um abraço!
