A todo momento ocorrem centenas, milhares de atividades em uma empresa e como podemos garantir que todas essas ações estão integradas para oferecer o melhor aos clientes?
O agrupamento lógico entre atividades, regras, recursos, desvios e condições, quando estão unidos por uma afinidade de relacionamento em direção a um mesmo objetivo, é o que determinamos como um processo.
Identificar e gerenciar processos permite alcançar maior produtividade, melhor comunicação e, claro, maiores lucros.
Quando falamos em IDENTIFICAR, dizemos sobre ter claro quais são os processos, as suas interfaces, os seus objetivos e, não podemos esquecer, quais os suportes necessários para sua realização. Depois da identificação, a GESTÃO é importante para verificar os problemas que ocorrem no processo e como iremos solucioná-los trazendo maiores resultados.
Para isso, aqui na EFEITO 5, adaptamos e utilizamos o Canvas de Processos em nossos projetos com clientes. Assim como outras ferramentas desse estilo, esse canvas auxilia na visualização completa do tema. Observe:
Canvas de Processos – EFEITO 5 Gestão Empresarial
Gestão Estratégia de Processos
Na parte superior temos a visão estratégica do processo onde sinalizamos o Propósito, o objetivo principal que desejamos alcançar com esse trabalho.
Temos também o Fluxo de Materiais e Informações, as grandes etapas do processo, e aqui sinalizamos os subprodutos de cada etapa.
Temos ainda o campo Sucesso onde escrevemos quais devem ser os critérios para dizer se o processo foi bem-sucedido ou não. Ao final do trabalho, o que significa, ou como podemos dizer, que cumprimos o objetivo?
Determinar a parte estratégica é importante para alinharmos o que se espera com a execução e sua real necessidade na organização.
Interfaces e Entregas dos Processos
No centro do Canvas de Processos, temos o fluxo de trabalha propriamente dito. Do lado esquerdo apresentamos as interfaces com os Fornecedores e as Entradas que darão início à execução. No meio temos as etapas do trabalho, as atividades necessárias para entregar cada um dos subprodutos listados acima. E do lado direito, estão as interfaces com os Clientes e as Saídas, os produtos finais entregues.
Dificilmente um processo começa e termina em um único setor ou com apenas uma pessoa. Assim, a identificação das interfaces é essencial para mapearmos os relacionamentos do trabalho com toda a empresa.
Também, ao escrevermos as principais atividades em cada etapa, fica claro as dependências entre elas e os impactos de gargalos ou retrabalhos que podem ocorrem em casos de problemas.
Apoio para a Realização do Trabalho
Na parte inferior do Canvas de Processos, colocamos 3 itens de suporte, sem o qual ele não se realiza e 2 itens que devemos ficar de olho para avaliar os resultados. São eles:
Durante a execução do processo, o que devemos seguir como padrão ou orientação? As Regras estabelecem o caminho e os meios a seguir.
Quem são as Pessoas que atuam nesse processo? Precisamos indicar o nome ou o perfil dos profissionais diretamente envolvidos nesse trabalho. Quais devem ser as competências esperadas de cada um?
Em Tecnologia, listamos os recursos, sejam equipamentos, ferramentas ou softwares. Aquilo que utilizamos ao longo de todo o processo e nos ajuda nas tarefas.
Apesar de não ser uma prática comum em nossa cultura, é importante pensar nos Riscos envolvidos. O que pode ocorrer que comprometerá os resultados negativamente ou até, positivamente? Onde devemos estar alerta para minimizar as dificuldades e potencializar os ganhos?
E, por fim, o último componente é para os Indicadores. Quais são as métricas numéricas que representam esse processo? Aqui, devemos elencar tantos os indicadores para medir os resultados como também a execução do trabalho.
Observe que temos em uma única tela componentes dos objetivos, da execução e de suporte para a realização completa de um processo.
Essa ferramenta é realmente incrível, pode acreditar, tanto para a equipe que está na rotina do dia a dia pois fornece as principais informações necessárias para a realização das atividades, mas também é útil para a liderança entender, de uma maneira lógica, como o trabalho ocorre, sem ser tão burocrático como os famosos fluxogramas que vemos por aí.
Rapidamente conseguimos observar o propósito do trabalho e quais os critérios de sucesso e que podem ser medidos pelos indicadores. Também sinalizamos as interfaces, o trabalho realizado e as suas entregas parciais e ainda destacamos quais os componentes de suporte à sua realização. Tudo bem estruturado e facilitando o entendimento e a comunicação com a equipe.
Quer colocar a gestão em prática aí em sua empresa? Então faça o download do Canvas de Processo logo abaixo:
Quer um Exemplo Prático?
No vídeo abaixo mostramos o uso do Canvas de Processos com o exemplo de uma confeitaria que recebe encomendas para bolos de aniversário. Assista:
Ao envolver a equipe de outros setores na elaboração do Canvas de Processos também facilitamos a comunicação, pois aquelas pessoas que são fornecedoras e clientes internos conseguem compreender o impacto do seu trabalho no processo e podem contribuir nas melhorias. Junte sua equipe e aplique esse conhecimento por aí!
Agora é hora de colocar a gestão em prática! Faça o download do Canvas de Processos. É grátis e muito rápido.
