Já percebeu como as pessoas estão sempre muito ocupadas e ninguém tem tempo para mais nada? Parece que vivemos em uma correria insana, não é mesmo? Pense um pouco: essa vida desenfreada está valendo a pena? Se olhar para trás, quais foram as conquistas que você alcançou nos últimos meses correndo de um lado para o outro?
Quem manda na sua agenda: a bússola ou o relógio? Vamos conversar sobre isso?
Os 3 Tipos de Tarefas
Na verdade grande parte das pessoas passam os dias envolvidas em atividades que podemos dividir em 3 categorias:
Um grupo de tarefas que você gostaria de fazer – Por exemplo, ficar mais tempo em casa, sair para um passeio com a família, tirar aquele projeto do papel…
Em segundo lugar, tem o grupo das tarefas que você precisa executar – Entregar as obrigações no trabalho, responder os e-mails dos clientes, ou fazer aquela caminhada no final do dia. São coisas que não necessariamente você gosta, mas tem que fazer.
Mas ainda existe um terceiro grupo de tarefas: são aquelas atividades que aparecem sem que você tivesse esperando, vindas de outras pessoas. Sabe aquelas reuniões urgentes que o chefe convoca, o e-mail do cliente rabugento ou a visita na casa da sogra que sua mulher vive marcando bem na hora do futebol (!).
Temos então as tarefas que queremos, o que precisamos fazer e o que os outros decidem e não podemos negar.
O grande problema é que muitas vezes o que deixamos de lado é o grupo daquelas atividades que queremos fazer. Desse jeito, o que é importante para nós se perde no redemoinho de prioridades alheias. É ou não é?
Bússola x Relógio
A dificuldade de colocar o mais importante em primeiro lugar tem relação com duas ferramentas que nos impactam todos os dias: a bússola e o relógio. O relógio representa os compromissos, as reuniões, os horários, as metas e as tarefas. É o que fazemos com nosso tempo e como o gerenciamos.
A bússola representa a visão, os valores, nossos princípios, a missão e a direção em que seguimos. É o que achamos importante e o modo como conduzimos nossas vidas.
Então, o conflito se estabelece quando percebemos o aumento da distância entre o relógio e a bússola. Ou seja, quando o que fazemos normalmente não contribui para o que é mais importante em nossa vida.
Para algumas pessoas essa lacuna é motivo de muito sofrimento. É como se não conseguíssemos colocar em prática o que pensamos. Nós nos sentimos presos, controlados por outras pessoas e pelas situações da vida. Vivemos apagando incêndios e nunca temos tempo para algo relevante. Parece até que a nossa vida está sendo vivida por outra pessoa. Tenso né? Acontece isso por aí?
Viver dessa forma só compromete os nossos resultados. Toda a nossa energia é consumida por algo que não necessariamente irá nos levar para onde queremos estar. É preciso dar um basta nessa situação!
Resolvendo o Problema com Gestão
Aplicar as 4 etapas da gestão é possível para anos ajudar a ter uma vida mais tranquila. Quer ver?
Pela minha experiência empresarial, o problema principal aparece quando os profissionais não têm clareza de quais são os seus ALVOS. Quem não tem um destino vai por qualquer caminho, não é? A Bússola está desregulada!
Então, o que você quer fazer da vida? Quais as realizações pessoais e profissionais deseja alcançar? Liste seus sonhos e objetivos e determine um, apenas um item, para se dedicar nos próximos 6 meses. O que vai te levar à Excelência pessoal ou profissional? Escolha seu Alvo!
Depois, é hora de ANALISAR o cenário onde você está. Quais são os papéis que você assume ao longo da semana? É um líder de uma empresa? É um funcionário que dedica 8 horas de trabalho por dia? Em casa, é um pai ou uma mãe de família, é estudante?
Reflita sobre esses papéis e avalie: onde você tem investido a maior parte do tempo? Isso tem lhe trazido satisfação? Qual papel precisa mais da sua atenção?
Uma dica que sempre dou quando converso sobre gestão do tempo e prioridades é usar aquela tradicional Matriz de Urgência e Importância, onde você pode analisar as atividades em que tem colocado seu tempo. Será que você está vivendo apenas tratando o que é urgente?
Analise uma semana e veja o que tem consumido o seu tempo. Preocupe-se, principalmente, com as causas de tantas urgências e emergências.
Pronto, se você já sabe qual é o seu Alvo e já mapeou sua agenda encontrando onde seu tempo e energia são consumidos, é hora a AÇÃO!
Comece a semana reservando um horário para e dedicar a esse objetivo principal. Nem que seja apenas uma hora por semana, tire um tempo para você. Bloqueie seu calendário e não deixe que nada te tire desse foco. Por exemplo, defina que toda quarta à noite você irá abrir mão daquela série badalada para terminar aquele livro que há meses está parado.
Ou diga, “toda quinta vou chegar mais cedo no trabalho para buscar novos clientes com calma”. Ou até “vou assistir aos jogos da rodada no jornal da noite porque no domingo à tarde vou me dedicar à família e deixar minha esposa feliz indo visitar a sogra” – Se bobear, ao se dedicar com sinceridade nesse Alvo, você pode até achar que a velha é gente boa!
Quer uma ferramenta simples para te apoiar nessa programação? O Planner da Semana é muito útil para você listar o que precisa ser feito e distribuir ao longo dos dias.
Então, para terminarmos, no final da sua semana, tire um tempo para ACOMPANHAR e avaliar o que aconteceu. O quanto você conseguiu realizar o que havia planejado? Avançou em direção ao Alvo? Se sim, Parabéns! Se não, volte e analise o que te impediu. Proponha novas ações para a próxima semana.
Lembre-se que o objetivo é ter maior clareza de como você está conduzindo sua vida e o trabalho. Você conduzindo, não as outras pessoas. Ao longo do tempo, com essas práticas, você vai aproximando o relógio da bússola, certo?
Alvo, Análise, Ação e Acompanhamento – Quatro etapas da gestão para levar você à Excelência. Não é incrível? Participe do curso Gestores Excelentes e conheça um conteúdo mais profundo sobre esse assunto. Lá você também encontra muitas ferramentas para colocar em prática, blz?
Um forte abraço!
