Cansado de perder tempo em reuniões que não fazem sentido? Gastar horas e horas conversando sem nenhuma conclusão? Eu confesso que fico estressado em participar de algumas reuniões por aí. E você, também passa por isso?
Nesse post vou te mostrar uma técnica bem simples para ter reuniões matadoras e eficientes!
Tudo começa com um plano
Antes de sair lotando sua agenda e marcando com todo mundo, pare um pouquinho e planeje seus eventos. Quanto mais preparado estiver, mais produtivo será esse encontro.
Acredite, o tempo investido nessa organização vai lhe poupar muito trabalho depois. Influencie os colegas de trabalho a também seguirem essa técnica para todo mundo sair ganhando.
Essa técnica incrível é a dos 7Ps, um check-list direto que lhe ajuda a preparar encontros objetivos e com resultado.
Os 7Ps da reunião eficiente
Comece pensando no PROPÓSITO – Por que vocês farão esta reunião? Como líder, você precisa ser capaz de responder isso de forma clara e sucinta.
Pense na urgência da reunião: “o que está acontecendo?”, “o que está “pegando fogo?” – Se o propósito não estiver claro, ou tiver dificuldade em descobri-lo, repense e veja se realmente esse encontro é necessário;
Depois, reflita sobre o PRODUTO – Qual será o resultado da reunião? O que produzirão ou quais serão as decisões que levarão vocês a alcançarem o propósito? Se as suas reuniões parecerem ser “só conversa e nada de concreto”, ligue o sinal de alerta!
Daí, defina quem serão os PARTICIPANTES – Quem precisa estar lá e qual função eles irão desempenhar?
Uma forma de focar sua lista de pessoas é pensar em termos de perguntas e respostas. Quais perguntas serão feitas ou quais definições serão estabelecidas? Então, quem são as pessoas certas para responde-las? Só chame esses participantes!
Qual será a agenda desse encontro? Ou, qual o PROCESSO vocês seguirão para chegar ao produto esperado? Esse P é fundamental e é aqui que muitas reuniões se perdem, as pessoas se deixam levar pelas discussões e não seguem um roteiro determinado.
Planeje o conteúdo distribuindo-o conforme o tempo e focando nas prioridades! Lembre-se sempre do propósito principal.
O quinto P é de PERIGO – O que pode dar errado? Quais são os riscos envolvidos e como poderão lidar com eles? Esses perigos podem ser bem simples quanto regras básicas tais como “proibido uso de celular para evitar distrações” ou até uma lista de temas que não serão debatidos para evitar saírem do escopo.
Pense também na PREPARAÇÃO – O que poderia ser útil fazer com antecedência? Será que enviar materiais de leitura ou estudo para os participantes já irem contextualizados pode ser interessante? Aproveite melhor o tempo para as questões mais importantes.
E por fim, fique ligado às PREOCUPAÇÕES PRÁTICAS – Como será a logística da reunião? Local, dia, horas e, mais importante, quem vai levar o lanche? Rs
Cada um dos 7Ps pode influenciar ou mudar uns aos outros, e desenvolver um bom plano levará isso em consideração. Por exemplo, se você tiver determinados participantes para apenas parte de uma reunião, isso alterará seu processo.
Envolva os outros envolvidos no design da reunião pois a participação deles é o caminho mais rápido para sua eficácia.
Alinhe os 7Ps com todos antes da reunião e relembre-os durante quando as coisas parecerem sair do controle. Mas seja sábio para entender que o planejamento é um guia direcionador e que pode ser adaptado conforme o próprio desdobramento da reunião, certo?
Um “P” bônus!
Ainda vale a pena chamar sua atenção para um outro P relevante: Toda reunião deve terminar com uma lista de PRÓXIMOS PASSOS bem definida.
Com as definições estabelecidas e o produto desenvolvido, o que vocês farão a seguir? Se saírem da reunião sem esse plano de ação elaborado, tudo pode ir por água abaixo, certo?
Curtiu? O novo papel aqui é levar VOCÊ à excelência. Conte conosco!
